11 raisons de ne pas gérer sa comptabilité carbone sur un tableur

Bien que les tableurs soient largement utilisés pour la comptabilité carbone en raison de leur faible coût, de leur personnalisation et de leur praticité, ils ont toujours été fondamentalement inappropriés. La plupart des entreprises commencent par gérer leur empreinte carbone avec ces outils familiers, pour se rendre compte rapidement de leurs importantes limitations. À mesure que la responsabilité environnementale devient plus pressante, le besoin d'outils spécialisés devient plus aigu. 

Chez Plan A, nous avons soutenu des centaines d'entreprises qui utilisaient initialement des tableurs pour la comptabilité carbone, mais qui ont rencontré de nombreux défis entravant leurs objectifs de durabilité. Cet article explorera les 11 principaux problèmes rencontrés par ces entreprises, illustrant pourquoi l'adoption d'un logiciel de comptabilité carbone dédié est bénéfique et essentiel pour les entreprises modernes visant à gérer efficacement leurs émissions.

Tout d'abord, pourquoi votre entreprise devrait-elle gérer ses émissions ?

Responsabilité en tant qu'entreprise d'agir de manière durable

Les entreprises ont le devoir moral et éthique de minimiser leur impact environnemental. En calculant et en gérant les émissions, elles témoignent d'un engagement en faveur de pratiques durables, ce qui est de plus en plus important compte tenu des défis environnementaux auxquels le monde est confronté aujourd'hui. Cette responsabilité concerne l'environnement et les parties prenantes affectées par les activités et les décisions de l'entreprise.

Répondre aux nouvelles exigences des parties prenantes

Les investisseurs, les employés, les partenaires commerciaux et les clients exigent de plus en plus de transparence et de responsabilité en ce qui concerne les impacts environnementaux. Les entreprises qui gèrent activement leurs émissions ont plus de chances d'attirer et de fidéliser les investisseurs, en se concentrant davantage sur des investissements durables et responsables. De même, les employés cherchent de plus en plus à travailler pour des entreprises soucieuses de l'environnement, et les clients sont plus fidèles aux marques qui témoignent d'un véritable engagement envers la durabilité.

Conformité réglementaire en matière d'ESG

Diverses juridictions mettent en place des réglementations plus strictes en matière de reporting environnemental, social et de gouvernance (ESG). Par exemple, la Directive européenne sur le reporting de durabilité des entreprises (CSRD) impose un reporting plus détaillé sur les questions de durabilité, y compris les émissions. La gestion et le reporting précis des émissions deviennent une question de conformité et un avantage stratégique dans les environnements réglementaires.

Débloquer la capacité à décarboner

Mesurer avec précision les émissions est la première étape vers une réduction efficace. Cela permet aux entreprises d'identifier les domaines critiques à forte émission, de fixer des objectifs de réduction réalistes et de mettre en œuvre des stratégies pour les atteindre. Ce processus est essentiel pour tout engagement sérieux en matière de durabilité et peut entraîner des économies de coûts, des améliorations d'efficacité et de l'innovation.

Ces facteurs mettent en lumière la raison pour laquelle les entreprises doivent calculer et réduire activement leur empreinte carbone corporative. Approfondissons le « comment » et examinons les solutions qui peuvent permettre aux équipes de durabilité de gérer les émissions. Nous explorerons d'abord pourquoi les tableurs ne sont pas évolutifs, puis mettrons en avant les avantages du logiciel de comptabilité carbone. 

11 raisons de ne pas gérer sa comptabilité carbone sur un tableur

Les entreprises peuvent facilement être tentées de commencer à utiliser des tableurs pour la comptabilité carbone car ils sont économiques, personnalisables et pratiques, étant des outils que les équipes utilisent déjà. 86% des entreprises gèrent encore leur empreinte carbone avec de tels outils. Ces entreprises vont cependant rapidement commencer à rencontrer des problèmes et des obstacles. Chez Plan A, nous avons accompagné des centaines d'entreprises qui ont initialement tenté de réaliser la comptabilité carbone avec des tableurs et avons compilé ici les 11 principaux problèmes auxquels elles ont été confrontées.

La collecte et l'importation des données prendront beaucoup de temps.

La comptabilité carbone nécessite l'importation et la consolidation de nombreux points de données provenant de sources multiples au sein de votre entreprise. Voici quelques exemples de données que vous devrez collecter :

• Voyages d'affaires : moyens de transport, distance, type de carburant, classe économique ou classe affaires pour les vols, etc.
• Consommation d'électricité de vos différents bureaux, usines
• Habitudes de déplacement des employés
• Achats : Type, montant
• Équipement sujet à des "émissions fugitives

Les données que vous collectez à l'étape de collecte seront ensuite utilisées pour calculer les émissions de l'entreprise une fois associées aux bons facteurs d'émission. Nous aborderons ce sujet dans le paragraphe suivant.

Selon la complexité de votre organisation, vous pourriez devoir extraire ces données à partir de différents systèmes pour différents pays, et vous pourriez vous retrouver avec plusieurs fichiers qui n'ont pas le même format.

Il sera techniquement difficile d'adapter votre tableur pour importer ces points de données en un seul endroit, et vous devrez constamment passer du temps à manipuler ces fichiers et ces données chaque fois que vous voudrez calculer les émissions pour une autre période.

Automatiser le processus de collecte de données serait extrêmement difficile et nécessiterait des compétences techniques avancées pour prendre en compte et mettre en œuvre. 

2. Vous aurez des difficultés à gérer et à mettre à jour des facteurs d'émission de qualité.

Les facteurs d'émission de carbone sont essentiels pour calculer les émissions. Grâce à une opération de conversion, une fois que les données d'activité de l'entreprise ont été collectées, les facteurs d'émission sont utilisés pour calculer les émissions.

Définissons d'abord le concept d'équivalent CO₂ avant de poursuivre avec l'explication. Dans le contexte de la comptabilité carbone, "équivalent CO₂" est couramment désigné par "CO₂e," ce qui signifie équivalent dioxyde de carbone. Cette mesure décrit différents gaz à effet de serre dans une unité standard, reflétant la quantité de CO₂ qui aurait le même potentiel de réchauffement climatique.

Considérons qu'un litre de carburant émet 2 kg de CO₂e dans l'atmosphère. 2 serait le facteur d'émission pour la consommation de carburant, et "kg CO₂e par litre" serait son unité.

Vous comprenez que des facteurs d'émission précis (EF) sont essentiels pour une comptabilité carbone rigoureuse, car ils ont un impact direct sur les calculs.

Plusieurs méthodes et sources existent pour obtenir ces facteurs d'émission et les utiliser pour la comptabilité carbone de votre entreprise. Certains pays, comme la France, qui dispose de la Base Empreinte®, adoptent une approche de données ouvertes, ce qui rend leur accès plus accessible. Pour d'autres pays ou si vous avez besoin de facteurs d'émission spécifiques, vous devrez peut-être compiler de nombreuses sources pour obtenir tous les facteurs d'émission que vous souhaitez utiliser. Certains aspects peuvent être trouvés dans des articles de recherche ; d'autres font partie de jeux de données que vous devez acheter.

Trouver ces facteurs d'émission, les mettre à jour chaque année au fur et à mesure de leur évolution, et les compiler pour les intégrer dans vos flux de travail de comptabilité carbone est une tâche chronophage qui n'apporte pas une valeur directe à la stratégie de durabilité de votre entreprise.

Idéalement, vous utiliseriez un outil qui fournit des facteurs d'émission complets, précis et à jour pour gérer votre comptabilité carbone de manière fluide.

3. La complexité de la comptabilité carbone vous freinera

Naviguer dans la structure complexe de votre entreprise peut être difficile lors du calcul de son empreinte carbone à l'aide d'un tableur. Considérez la possibilité de décomposer les émissions par entités, installations ou équipes avant de consolider les données pour obtenir une vue d'ensemble de l'ensemble de l'entreprise. Cette segmentation détaillée est essentielle pour analyser votre profil d'émissions, identifier les domaines critiques et concentrer les efforts. Sans cette approche, vous pourriez négliger des sources importantes, comme une équipe responsable de la plupart des émissions liées aux déplacements professionnels. L'identification de ces spécificités peut simplifier les réductions ciblées, telles que l'ajustement des politiques de déplacement pour cette équipe.

Cette difficulté à adapter votre outil à la structure spécifique de votre entreprise peut également vous poser des défis concernant les facteurs d'émission utilisés dans la partie calcul. Si votre entreprise est présente dans différents pays, les facteurs d'émission requis varient généralement (par exemple, les différents mélanges énergétiques en sont une des causes), et cela serait techniquement difficile à mettre en œuvre dans votre tableur, ajouterait une couche de complexité, et augmenterait les risques d'erreurs.

Examinons de plus près ce processus au sein d'une catégorie d'émissions spécifique. Nous remarquons des difficultés liées à la nature des données que vous possédez pour votre entreprise. Prenons le cas d'une entreprise avec plusieurs bureaux internationaux : il est possible que les données collectées n'utilisent pas les mêmes unités, par exemple, avec des dépenses en euros ou en dollars ou l'utilisation de la flotte de véhicules en kilomètres ou en litres de carburant consommés. Gérer avec succès ces cas nécessite un outil qui permet une détection facile et l'application de la méthode de comptabilité carbone appropriée, ce qui sera difficile à construire sur votre tableur.

4. Les tableurs sont complexes à maintenir et mettre à jour

Lors de la création de tableurs, il est souvent nécessaire de documenter notre approche en détail, particulièrement avec des outils complexes. La plupart des paramètres cachés dans les formules ne sont visibles que lorsqu'ils sont sélectionnés, ce qui complique la maintenance et les modifications ultérieures, même par l'auteur original.

Ainsi, modifier ou mettre à jour les méthodologies nécessite de revoir de nombreuses formules dispersées à travers plusieurs colonnes et onglets. Cette tâche est sujette à des erreurs et peut affecter la fiabilité de votre tableur.

5. La régularité nécessaire de l'exercice sera un défi pour vous.

La comptabilité carbone est un processus répétitif et itératif qui nécessite des mises à jour régulières, telles que annuelles ou trimestrielles. Il est crucial que le tableur utilisé puisse non seulement intégrer de nouvelles données à chaque période, mais aussi conserver les résultats des années précédentes.

Souvent, les tableurs configurées pour cette tâche ne conviennent que pour un calcul à la fois et ne conservent pas les données sur le long terme. Cela nécessite de réinitialiser et d'effacer les données précédentes à chaque nouvelle session de calcul, compliquant la comparaison détaillée des bilans carbone d'une année sur l'autre.

6. Cela nécessiterait la création de nombreux modules au sein d'un seul outil

Dès le début de cet article, nous comprenons que la comptabilité carbone est un processus complexe impliquant plusieurs étapes, telles que la collecte de données, le calcul, l'analyse et la communication. Mais cela ne s'arrête pas là. En effet, l'objectif principal du calcul des émissions d'une entreprise est de les réduire efficacement.

Ainsi, un outil de comptabilité carbone doit permettre aux entreprises de gérer leur décarbonation en facilitant l'analyse et la prise de décision basées sur les données. Cet outil devrait permettre la réutilisation des données d'une étape à l'autre pour une gestion intégrée et efficace de la comptabilité carbone.

7. Cela nécessiterait une connaissance très avancée en comptabilité carbone

Après avoir collecté toutes les données d'activité nécessaires pour calculer les émissions de votre entreprise, il est essentiel que votre outil interne puisse correctement cartographier chaque type d'émission avec la catégorie et la portée appropriées selon le protocole des GES. 

Cette tâche peut devenir extrêmement complexe et chronophage, surtout pour une entreprise qui gère de nombreuses données provenant de différentes sources. La portée 3 comprend les émissions liées à la chaîne de valeur de l'entreprise et comprend 15 catégories d'émissions. 

Il est donc crucial de catégoriser avec précision chaque source d'émission afin de rendre compte de vos émissions de manière conforme et de travailler efficacement à l'amélioration de votre empreinte carbone en réduisant ces émissions.

8. L'interface ne serait pas adaptée ni intuitive.

Bien que pratiques, les tableurs ne sont pas réputées pour leurs interfaces, et la navigation y est souvent compliquée et fastidieuse. L'interface utilisée pour créer le tableur est la même que celle utilisée pour l'analyse, ce qui conduit à l'affichage constant de paramètres inutiles qui ne font qu'alourdir l'expérience utilisateur.

Lors du développement d'un outil complexe, de nombreux onglets et des milliers de lignes sont attendus, rendant la navigation difficile et fastidieuse. Ces outils sont construits sur des tableaux, et bien qu'il soit possible de superposer du texte et des images, il n'y a pas d'options pratiques pour afficher des informations supplémentaires, telles qu'une boîte d'information contextuelle qui s'ouvre pour fournir des informations sur un élément particulier.

Cependant, comme nous l'avons vu précédemment, pour une comptabilité carbone réussie, il est essentiel de manipuler, analyser et interpréter les données afin d'identifier et de mettre en œuvre des actions concrètes au sein de l'entreprise. Les configurations actuelles des tableurs nécessitent des fonctionnalités ergonomiques nécessaires pour gérer efficacement les émissions de CO₂ de l'entreprise, ce qui les rend inadaptées.

9. Il sera difficile de collaborer avec les parties prenantes.

Bien que les tableurs proposent des fonctionnalités de collaboration, ils pourraient être améliorés pour travailler plus efficacement avec d'autres parties prenantes.

L'intégration de nouvelles personnes à un tableur complexe s'avère souvent difficile, car il contient des éléments spécifiques créés ad hoc, qui ne sont compréhensibles que parfois pour certains.

De plus, ces outils offrent des options limitées pour gérer les rôles et les permissions des utilisateurs, rendant la collaboration difficile et restreinte.

10. Il serait difficile à faire certifier votre outil pour sa qualité.

Certaines entreprises parviennent à faire certifier leurs outils internes de comptabilité carbone pour leur qualité, mais c'est un processus complexe. Vérifier toutes les formules, souvent difficilement accessibles, représente un défi important, comme nous l'avons déjà constaté.

De plus, la gestion des facteurs d'émission est complexe et les processus de certification incluent généralement la vérification de ces facteurs. Par conséquent, il est difficile pour toutes les entreprises d'obtenir la certification de leur logiciel de comptabilité carbone selon les normes de l'industrie.

Bien qu'il soit recommandé d'utiliser des outils dont la qualité et la gestion des données ont été vérifiées et certifiées, les tableurs prennent du temps pour répondre à ce critère.

11. Vous passeriez plus de temps à développer l'outil qu'à gérer les émissions de votre entreprise

La création d'un outil interne de comptabilité carbone avec un tableur est techniquement réalisable, mais cela pourrait amener les équipes à passer plus de temps à créer l'outil qu'à gérer efficacement les émissions de CO₂ de l'entreprise, ce qui devrait être la priorité.

Les équipes de durabilité devraient minimiser le temps passé sur des tâches non ajoutant de valeur, telles que la recherche de facteurs d'émission ou le traitement des données, afin de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée, telles que l'analyse détaillée des émissions pour identifier des leviers d'action concrets qu'elles peuvent mettre en œuvre pour avoir un impact.

En plus de la comptabilité carbone, les équipes de durabilité ont d'autres missions critiques, telles que l'éducation des parties prenantes et la représentation de la stratégie de durabilité. Cela justifie la nécessité d'être équipé d'un outil de comptabilité carbone dédié, évitant ainsi la nécessité d'en construire et d'en maintenir un, ce qui serait coûteux en termes de temps.

Les avantages du logiciel de comptabilité carbone

En alternative à l'utilisation ou la création d'un tableur, il existe des solutions dédiées de logiciel de comptabilité carbone qui offrent de nombreux avantages et permettent aux entreprises leaders en matière de durabilité de développer et de mettre en œuvre des stratégies de décarbonation ambitieuses.

1. Collecte de données facilitée : Les logiciels de comptabilité carbone fournissent des modèles pour importer des données et ont la capacité d'ingérer des millions de lignes. Ils peuvent également se connecter à des outils existants via des API, permettant ainsi un flux automatique des données et minimisant les erreurs humaines lors de la saisie et de la manipulation des données.
2. Cartographie automatique des catégories d'émissions : Ces outils reconnaissent différents types d'émissions et peuvent les cartographier avec précision aux portées et catégories d'émissions appropriées telles que définies par le Protocole des gaz à effet de serre.
3. Intégration des bases de données des facteurs d'émission : Le logiciel comprend des ensembles complets de bases de données de facteurs d'émission régulièrement mis à jour et enrichis par des équipes dédiées. Les principaux fournisseurs proposent des facteurs d'émission pour des dizaines de pays dans le monde, permettant aux entreprises d'entrer leurs propres facteurs d'émission si nécessaire.
4. Méthodologies de calcul certifiées : Des logiciels tels que Plan A, certifiés par TUV Rheinland pour leur conformité avec le Protocole GHG, garantissent la qualité des résultats, aidant les entreprises à rester conformes lors de la déclaration des émissions et fournissant des données fiables pour l'analyse.
5. Rapports et tableaux de bord avancés : Les logiciels de comptabilité carbone proposent des tableaux de bord permettant d'analyser les émissions selon les différentes portées et catégories d'utilisateurs afin de créer des rapports personnalisés. Ces outils peuvent s'adapter aux complexités d'une entreprise, notamment en gérant plusieurs entités ou départements dans différents pays.
6. Résultats rapidement exportables pour le reporting : Les utilisateurs peuvent exporter les résultats des calculs d'émissions pour les divulguer dans des rapports de durabilité ou des rapports ESG réglementaires, tels que ceux du cadre CSRD.
7. Définition des objectifs et prévision des émissions : Le logiciel facilite la planification stratégique en permettant aux entreprises de fixer des objectifs de réduction des émissions en utilisant des cadres comme l'initiative Science Based Targets.
8. Informations pratiques pour la réduction des émissions : Fournit des plans d'action détaillés basés sur le profil spécifique des émissions d'une entreprise, offrant des informations basées sur les données concernant l'impact potentiel de chaque action, ce qui contribue à des efforts concrets de décarbonation.

Pour mettre en évidence les avantages supplémentaires de collaborer avec un fournisseur de logiciel de comptabilité carbone :

• Support d'experts : Accédez à des équipes d'experts qui offrent un soutien adapté à vos besoins, reconnaissant que chaque parcours vers la neutralité carbone est unique.
• Contenu éducatif : Le logiciel intègre des supports pédagogiques pour renforcer les connaissances et l'expertise des utilisateurs en matière de gestion du carbone directement dans l'outil, et comprend des sessions spécifiques pour les clients, telles que des webinaires et des événements communautaires privés.
• Engagement des parties prenantes : Les équipes d'assistance d'experts soutiennent également l'engagement des parties prenantes, telles que la présentation de votre stratégie de durabilité au conseil d'administration ou l'aide à l'élaboration de stratégies d'engagement des fournisseurs.

Contactez l'équipe de Plan A si vous souhaitez éviter ces erreurs et doter votre équipe du meilleur logiciel de comptabilité carbone. Nos experts sont prêts à discuter de la manière dont votre entreprise peut se positionner en leader en matière de durabilité et adopter des stratégies de décarbonation ambitieuses.